Prise de références : vos droits et comment bien la préparer

Troisième entretien terminé, le recruteur sourit et lâche la phrase : « Pourriez-vous me donner deux personnes à contacter ? » Beaucoup de candidats paniquent à ce moment-là. Qui donner ? Est-ce que l'entreprise va appeler mon chef actuel ? Qu'est-ce qu'elle a le droit de demander ? La prise de références est l'une des étapes les moins préparées du recrutement, alors qu'elle intervient presque toujours quand vous êtes à deux doigts de signer. Bonne nouvelle : le droit français l'encadre clairement, et une référence se prépare comme un entretien. Voici ce que dit la loi, ce que la CNIL recommande, et la méthode concrète pour que vos références jouent pour vous.

Qu'est-ce que la prise de références en recrutement ?

Le principe est simple. Avant de faire une offre, le recruteur contacte une ou plusieurs personnes qui vous ont vu travailler : un ancien manager, un collègue, un maître de stage, parfois un client. Il vérifie que ce que vous avez raconté en entretien tient la route. Missions réelles, niveau de responsabilité, façon de travailler en équipe, raison du départ.

Dans la pratique, ça se passe surtout par téléphone, en 10 à 20 minutes. Quelques cabinets envoient un questionnaire écrit. Les grandes entreprises la sous-traitent souvent au cabinet de recrutement qui pilote le poste.

Ce qu'il faut comprendre, c'est que la référence ne sert presque jamais à départager dix candidats. Elle arrive à la fin, quand le recruteur a déjà fait son choix ou hésite entre deux profils. Son rôle est de confirmer une décision, ou de déclencher une alerte. Une référence tiède fait rarement perdre un poste. Une référence qui contredit votre discours, si.

Le recruteur ne cherche pas un panégyrique. Il cherche de la cohérence. Si vous avez présenté un projet comme « piloté de A à Z » et que votre ancien chef parle d'un « bon contributeur sur une partie du sujet », le doute s'installe. Pas sur vos compétences. Sur votre sincérité.

Un recruteur peut-il contacter mon ancien employeur sans mon accord ?

Non. Et ce n'est pas une simple bonne pratique, c'est la loi.

Trois articles du Code du travail encadrent le sujet. L'article L1221-6 pose que les informations demandées à un candidat « ne peuvent avoir comme finalité que d'apprécier sa capacité à occuper l'emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles » et doivent présenter « un lien direct et nécessaire » avec le poste. L'article L1221-8 impose que le candidat soit « expressément informé, préalablement à leur mise en oeuvre, des méthodes et techniques d'aide au recrutement utilisées à son égard ». Et l'article L1221-9 va plus loin : « Aucune information concernant personnellement un candidat à un emploi ne peut être collectée par un dispositif qui n'a pas été porté préalablement à sa connaissance. »

La CNIL applique ces textes à la prise de références dans son guide du recrutement publié en janvier 2023. Sa formule est nette : le recueil de références auprès de l'environnement professionnel du candidat (supérieurs hiérarchiques, collègues, maîtres de stage, clients, fournisseurs) « est autorisé dès lors que le candidat en a été préalablement informé ».

Concrètement, ça donne plusieurs conséquences utiles pour vous :

• Le recruteur doit vous prévenir avant d'appeler qui que ce soit. Découvrir après coup qu'il a sondé votre ancienne équipe n'est pas normal.
• Les questions doivent rester professionnelles. Votre vie privée, votre santé, vos opinions, votre situation familiale n'ont rien à faire dans un échange de références, puisqu'elles n'ont aucun lien direct avec l'emploi.
• Si vous êtes encore en poste, vous pouvez refuser qu'on contacte votre employeur actuel. Un recruteur sérieux le comprend parfaitement, c'est le cas de figure le plus courant.
• Les réponses obtenues sont des données personnelles vous concernant, avec les droits qui vont avec (on y revient plus bas).

Un point souvent mal compris : vous êtes tenu de répondre « de bonne foi » aux demandes d'information du recruteur (toujours L1221-6). Refuser de donner la moindre référence est votre droit, mais si vous avez enjolivé votre CV, ce n'est pas la référence le vrai problème. Et le recruteur reste libre de tirer ses conclusions d'un refus total.

Et LinkedIn, dans tout ça ? La CNIL classe les informations trouvées sur les réseaux sociaux professionnels parmi les collectes indirectes de données, au même titre qu'une prise de références. Pour savoir ce qu'un recruteur trouve en tapant votre nom, lisez notre article sur l'e-réputation du candidat pendant un recrutement.

Qui choisir comme référence professionnelle (et qui éviter) ?

C'est là que la majorité des candidats se plantent. Ils donnent le nom le plus prestigieux, le directeur qui les a croisés trois fois en réunion. Mauvaise idée. Un directeur qui répond « oui, très bien, sérieux » sans un seul exemple ne rassure personne.

La bonne référence coche ces cases :

• Elle vous a vu travailler de près, sur une durée d'au moins six mois idéalement.
• Elle peut raconter un projet précis, avec un résultat.
• Elle est joignable dans la semaine (un manager parti en congé sabbatique au Chili, ça ne sert à rien).
• Elle sait de quoi parle le poste que vous visez, parce que vous le lui avez expliqué.

Le manager direct reste la référence la plus crédible. Si la relation était compliquée, un N+2 qui connaissait votre travail ou un chef de projet transverse fait très bien l'affaire. Un collègue de même niveau ? Acceptable en complément, rarement en référence unique. Un client, c'est excellent pour un poste commercial ou de conseil.

À éviter : les amis (même s'ils ont été collègues, le recruteur le sent), la famille évidemment, et toute personne dont vous n'êtes pas sûr à 100 % de ce qu'elle va dire. Le doute est déjà une réponse.

Et si votre ancien chef risque de vous démolir ?

Ça arrive. Départ conflictuel, rupture conventionnelle tendue, manager rancunier. Ne donnez pas son nom, tout simplement, puisque c'est vous qui choisissez qui le recruteur contacte. Proposez quelqu'un d'autre de la même période et, si le recruteur insiste, expliquez sobrement : « La relation avec mon manager était difficile sur la fin, je préfère vous orienter vers X, qui a suivi mon travail au quotidien. » Une phrase, pas de règlement de comptes. Les recruteurs ont tous vu des relations managériales qui tournent mal. Ce qui les inquiète, c'est un candidat qui passe dix minutes à charger son ancien patron.

Comment préparer ses références avant l'appel du recruteur ?

Une référence non prévenue, c'est une loterie. Votre ancien manager reçoit un appel d'un numéro inconnu un mardi à 18 h, il est entre deux réunions, il ne se souvient plus exactement de vos dates ni de vos projets. Il dit des choses gentilles et vagues. Raté.

La méthode qui marche tient en quelques étapes.

1. Demandez l'accord avant de donner le nom. Un message suffit : « Je suis en fin de process pour un poste de responsable logistique chez un distributeur à Lyon. Accepterais-tu d'être contacté comme référence ? » Personne n'aime être pris de court, et un refus vaut mieux qu'un appel mal vécu.

2. Briefez en cinq minutes. Envoyez l'offre d'emploi, rappelez les deux ou trois projets que vous avez mis en avant en entretien, avec les chiffres. Exemple : « J'ai parlé de la refonte du planning des tournées en 2024, qui avait réduit les heures sup d'environ 15 %. Si tu peux en parler, c'est top. » Vous ne lui dictez pas ses réponses, vous lui rafraîchissez la mémoire. Nuance importante.

3. Prévenez du timing. Dès que le recruteur annonce qu'il va appeler, envoyez un message à votre référence avec le nom de l'entreprise et du recruteur. L'appel ne tombera pas dans le vide.

4. Remerciez, quelle que soit l'issue. Et tenez la personne au courant si vous décrochez le poste. Ça paraît évident. Très peu de gens le font, et c'est précisément ce qui fait qu'une référence acceptera de vous aider encore dans trois ans.

Côté organisation, notez dans votre suivi de candidatures quelle référence a été donnée à quelle entreprise, et à quelle date. Quand vous menez plusieurs process en parallèle, solliciter la même personne quatre fois en deux semaines use vite la bonne volonté. Un tableau de bord comme PistEmploi permet de garder ces notes à côté de chaque candidature, ce qui évite de se mélanger au moment où ça compte.

Vous êtes encore en poste ?

C'est le cas le plus délicat. Personne ne veut que son employeur actuel apprenne sa démission par un coup de fil d'un concurrent. Dites-le clairement au recruteur dès le début : « Merci de ne pas contacter mon employeur actuel tant que nous ne sommes pas d'accord sur une offre. » Proposez à la place un ancien employeur, ou un ancien collègue de l'entreprise actuelle parti depuis. Certains recruteurs conditionnent une offre à une référence de l'employeur actuel, une fois la promesse signée. C'est rare, et ça se négocie. Pour le reste de la discrétion, voyez notre article sur chercher un emploi quand on est déjà en poste.

Que faire après une prise de références négative ?

Le scénario redouté : tout se passait bien, le recruteur annonce qu'il appelle vos références, puis silence radio. Ou un refus poli et vague. Vous soupçonnez une référence d'avoir mal parlé de vous.

Première chose, ne tirez pas de conclusion trop vite. Un refus en fin de process a mille causes possibles : budget gelé, candidat interne, profil concurrent qui a accepté plus vite. La référence n'est souvent qu'un coupable commode.

Si le doute persiste, vous avez un levier que presque personne ne connaît : le droit d'accès du RGPD. Le guide de la CNIL précise que ce droit s'applique aussi aux données « collectées auprès de personnes tierces (anciens employeurs, etc.) ». Vous pouvez demander au recruteur la communication des données qui vous concernent et leur source. La CNIL ajoute une limite : le recruteur doit préserver les droits des tiers, et elle recommande d'anonymiser ou de pseudonymiser ce qui concerne les personnes interrogées. Vous n'obtiendrez donc pas forcément le nom de qui a dit quoi, mais vous pouvez obtenir le contenu.

Est-ce que ça vaut le coup ? Franchement, pour un seul refus, rarement. Pour un schéma qui se répète (trois process qui capotent juste après les références), oui. Mieux vaut savoir qu'une de vos références vous coule que de continuer à la donner.

Bon à savoir également : ces données ne restent pas éternellement dans les fichiers. La CNIL recommande que la durée de conservation d'un dossier de candidat non retenu n'excède pas deux ans après le dernier contact, sauf accord de votre part pour rester dans une base de candidats.

Enfin, profitez-en pour demander un retour après le refus. Une question directe et polie (« Y a-t-il un élément de mon parcours qui vous a fait hésiter ? ») obtient parfois une réponse plus utile que n'importe quelle procédure.

Une référence, au fond, c'est la seule partie du recrutement où quelqu'un d'autre parle à votre place. Raison de plus pour ne pas la laisser au hasard. Choisissez des gens qui vous ont vu bosser, prévenez-les, briefez-les. Le jour où le recruteur vous demande deux noms, vous aurez la réponse en trois secondes. Et la prochaine question à vous poser, c'est celle de la négociation qui suit souvent cet appel : vos prétentions salariales sont-elles prêtes ?